Reunião pra que?

As pessoas hoje em dia têm verdadeira aversão a fazer reunião. É unânime  a percepção de que a reunião não dá em nada. É perda de tempo. Uma coisa muito me intrigava: se as pessoas precisam se comunicar para alinhar expectativas e procedimentos, e se as reuniões são dinâmicas para conseguir este alinhamento, porque é que as pessoas têm desprezo por reuniões, e porque elas realmente não dão em nada?

Ao observar a fundo este tema, percebi: nem as pessoas, nem as empresas, sabem fazer reunião. Como assim? Algo tão básico? Mas é a mais pura verdade.

Do jeito que as reuniões são feitas, parecem mais um papo de boteco, com o detalhe que não tem uma loira gelada na mesa para refrescar os ânimos. Mas porque isto acontece? As pessoas não se preparam para a reunião. As opiniões acerca de determinado assunto são pautadas no achismo. Poucos estudam o tema para ser discutido numa reunião. O “eu acho que” causa muita polêmica e não permite que a reunião se deslanche. 

Uma reunião, para ser eficaz, precisa ter algumas regras básicas: A primeira delas é pauta bem definida e divulgada previamente, para que as pessoas possam se preparar, estudando o tema. A reunião deve ainda ter hora pra começar e pra acabar, com pouca tolerância a atrasos e gestão do tempo. Uma ata e lista de presença também são peças essenciais. Se a reunião demandar tarefas, deve-se estabelecer o responsável e o prazo de entrega.

Estas e outras dicas úteis podem fazer da reunião um instrumento de circulação da informação além de um alinhamento de expectativas, poupando tempo e retrabalho das pessoas numa organização.

O papo de boteco tem seu lugar e horário apropriado pra acontecer. E o escritório, definitivamente, não é prá isto.